Werkprocessen met Piactor laagdrempelig ingekleurd!

Introductie van een unieke methode en software voor procesmodelle

Inleiding

In den beginne…… we hebben het over de jaren 80 van de vorige eeuw, schreven we handboeken vol met procedures, werkinstructies, formulieren en (voorbeelden van) registraties. Dit in het kader van beheersing van de werkzaamheden, eisen vanuit de (automobiel-)industrie en de opkomende certificatiegolf. Heel veel tekst dus, maar hier en daar toch ook grafische beschrijvingen van werkprocessen. Vooral werkprocessen in de administratieve organisatie (AO) moesten dan met speciale tekenprogramma’s helemaal dichtgetimmerd worden.

Figuur 1

Was dat nuttig? In zekere zin wel. Het voldeed aan de doelstelling van het invullen van de eisen. Had het echter meerwaarde voor de medewerkers? De leidinggevenden waren wel verplicht er aandachtig naar te kijken en de materie grondig te kennen. De rest van de organisatie (het topmanagement incluis) vertrouwde er wel op dat het allemaal goed geregeld was. Wat negatiever uitgedrukt: geloofde het eigenlijk wel…

Ik heb zelf ook op een dergelijke manier handboeken verzorgd en aldus de betreffende organisaties succesvol door de strenge audits van de automobielindustrie (Ford, BMW en Saab-Scania) en van certificeringen (BS en ISO normen) geleid. 

Tevreden achterover leunen? Nou nee! De ervaring leerde toch, dat de meerwaarde van dergelijke, vooral papieren systemen toch wel heel beperkt was!

Stoffige handboeken

Een paar weken voor een volgende audit alles weer eens updaten was een terugkerende bezigheid. De leidinggevenden namen de (intussen verstofte) handboeken zelfs mee naar huis om onder het kussen te leggen. Toegevoegde waarde: zeer beperkt! Dat moet dus anders.

Het geval wilde dat ik toen bij een organisatie werkte waar Lotus Notes als groupware werd gebruikt. Samen met een extern ICT-bedrijf werd een elektronisch zorgsysteem in Lotus Notes ontwikkeld voorzien van alle toeters en bellen. Denk hierbij aan automatische revisienummering, archivering van verlopen versies, maatwerk versies en vooral ook workflow ten behoeve van becommentariëring en goedkeuring van documenten. Processchema’s werden in een apart programma opgesteld en als plaatjes in Lotus Notes gehangen. Schitterend systeem en het werkte perfect, echter…. Lotus Notes biedt de beheerder de mogelijkheid om de gebruikersactiviteiten in het systeem te volgen. Hieruit bleek dat men helaas maar bitter weinig gebruik maakte van dit beslist geavanceerde systeem! Stoffig elektronisch systeem dus!

Ouderwetse schema's

Figuur 2

Kent u de stroomschema’s zoals weergegeven in figuur 2? Worden ze bij u zo nog gebruikt? Helemaal dichtgetimmerd en geen speld tussen te krijgen? Output komt ergens anders weer terug als input. Technisch verantwoord toch!

Maar als je goed kijkt, wat staat er dan eigenlijk vermeld in zo’n schema? De ene keer een activiteit, dan weer een deelproces, informatiedrager, resultaat of een te nemen beslissing. Niet echt duidelijk wie nou wat moet doen. Ook de chronologische volgorde is behoorlijk onduidelijk. Niet op z’n minst door de beslissymbolen, waaruit je minimaal twee kanten op wordt gestuurd. De gebruiker, lees de medewerker in het betreffende werkproces, kan er niets mee. Gooi maar in m’n pet, denkt men!

Moderne schema's

Tegenwoordig zijn er veel betere vormen van procesmodelleringstechnieken. Zoals de IDEF-toolbox, Squeme benadering, Sensus-methode, swimlane-methode en natuurlijk de hier te bespreken Piactor-methode. Je moet ze natuurlijk niet allemaal over één kam scheren. Zo zijn er methodes die specifiek bedoeld zijn voor software ontwikkeling of voor workflow ontwikkeling. Daar gaan we het hier niet over hebben. Waar we het wel specifiek over willen hebben, is een modelleringsmethode welke bij uitstek bedoeld is om de werkprocessen van een organisatie te beschrijven. En wel zodanig te beschrijven, dat letterlijk elke medewerker (na een hele korte uitleg) de processchema’s kan lezen en snappen!

Om dit te bewerkstelligen moet je er eisen aan stellen: laagdrempelig, aantrekkelijk ogend, duidelijk te volgen lijn, duidelijk wie wat moet doen, duidelijk wat informatie is en wat activiteiten zijn. En niet te vergeten, duidelijk wat per deelproces de toegevoegde waarde is! We hebben het hier feitelijk over een communicatiemiddel en niet zozeer over een geheel sluitend en wetenschappelijk verantwoord processchema. Het blijkt namelijk dat heel vaak een te technische benadering van processchema’s wordt gehanteerd, die het doel ver voorbij schiet!

Piactor: superlijm voor een organisatie

In de praktijk werd het mij duidelijk dat de ouderwetse processchema’s totaal niet aansloegen bij het gros van de medewerkers. Om een lang verhaal kort te maken; met literatuurstudie, trial en error, verwerken van opmerkingen en suggesties van gebruikers kwam er ten slotte een betere manier van kijken naar werkprocessen uit voort. Want wat is eigenlijk een werkproces? Dat is toch een opeenvolging van activiteiten in een bedoelde volgorde en met een bedoeld resultaat, in samenwerking uitgevoerd door verschillende disciplines in een organisatie. Want als die activiteiten door dezelfde functie worden uitgevoerd, praat je meer over een beschrijving in een werkinstructie. Zo van: doe dit en dan dat.

Figuur 3

Het resultaat is dan als volgt, zie het voorbeeld in figuur 3 van het processchema Offerte. Een Piactor-schema geeft feitelijk in één beeld twee niveaus weer. Het werkproces in deelprocessen weergegeven: van boven naar beneden in de groene blokjes. Dit maakt het proces al duidelijk, zonder de details. Die details zie je per deelprocesregel horizontaal vermeld. Een deelproces is niets anders dan een activiteit welke wordt uitgevoerd door een verantwoordelijke functie. Voor die activiteit is input noodzakelijk en er komt output uit voort. Dat zijn informatiebronnen. Nu zie je in het Piactor-schema ook een unieke kolom “Resultaat”. Dit kom je in andere schematechnieken vrijwel nooit tegen. Het resultaat moet per deelproces de meerwaarde aangeven. Want waarom is dit deelproces anders onderdeel van het gehele werkproces?

En de kleurtjes? Iedere verantwoordelijke heeft in elk processchema een eigen kleur. Dit vergroot de herkenbaarheid voor de medewerkers enorm.

Meerdere inputs of outputs? Gewoon met bullets in hetzelfde symbool werken. Output komt terug als input? Gewoon nogmaals benoemen en in een nieuw inputblokje opnemen. Maar steeds zonder verbindingslijnen, want die maken een processchema per definitie moeilijker volgbaar en leesbaar!

En beslissingen dan? Tja, dat was eerst wel een concessie. Dat kan dan niet op de traditionele manier, ook weer ter wille van de overzichtelijkheid. De oplossing? Gewoon boerenverstand gebruiken. Neem beide mogelijkheden op met een vraagteken in het groene procesblokje. Is de vraag relevant, dan is de horizontale detailregel relevant. Zo niet, stap door naar de volgende procesregel.

Aldus de werkprocessen gemodelleerd en gekoppeld aan de kernactiviteiten en de inrichting van de organisatie, levert dit zo een vloeiend, samenhangend geheel op.

Toepassing van Piactor-schema's

Dankzij de enorme overzichtelijkheid, eenduidige structuur, gebruik van kleuren per functie en duidelijk gescheiden benoemen van deelprocessen, informatiedragers, activiteiten, resultaten en verantwoordelijken per deelproces, zijn Piactor-schema’s uitermate geschikt voor meerdere doeleinden:

1. Transparante weergave van werkprocessen, duidelijkheid in de organisatie over wie wat doet.
2. Essentie van een managementsysteem t.b.v. kwaliteit, milieu, arbo, voedselveiligheid, etc.
3. Basis om als startpunt te dienen voor het verbeteren of het herdefiniëren van de werkprocessen. Ook als startpunt voor Lean–management.
4. Hulpmiddel bij het effectiever en efficiënter maken van een organisatie en bij reorganisaties (zie figuur 4).
5. Startpunt voor programmatuurontwikkeling, bijvoorbeeld workflow automatisering.

Figuur 4

Elektronisch beschikbaar maken

Recent is software voor managementsystemen ter beschikking gekomen, waarin het mogelijk is om direct hierin de Piactor-processchema’s aan te maken (zie www.kwaliteitsysteem.nl). Nu hoeft niet meer in een afzonderlijk programma (zoals MS Visio) een schema te worden aangemaakt om deze vervolgens te exporteren en als plaatje in de software te hangen.

Het in de software zelf aan kunnen maken van de processchema’s biedt grote voordelen:

• Vooraf is een telkens te gebruiken overzicht van functies met bijbehorende kleuren aan te maken.
• Direct toegankelijk in de software, geen separaat programma nodig zoals MS Visio.
• Heel eenvoudig op elk stukje tekst hyperlinks aan te brengen (intern, extern, e-mail, afbeeldingen en downloads).
• Schema’s zijn heel gemakkelijk aan te passen, in te korten of uit te breiden.
• Aanmaken van HTML / PHP ten behoeve van publiceren loopt automatisch mee.

Aldus wordt een geavanceerd digitaal managementsysteem verkregen, waarmee men net zo gemakkelijk heen en weer scrolt als bij gewoon internetgebruik.

Conclusie

De Piactor-methode heeft zich al bij tal van organisaties bewezen. Elk werkproces is hiermee te modelleren. Een complex werkproces kan dan weliswaar meer tijd vergen om in een Piactor-schema om te zetten, maar het is altijd nog gelukt. Het schema wordt door de complexiteit dan wel langer dan gebruikelijk, soms wel 20 deelprocesregels lang, maar zeker niet moeilijker leesbaar. Vergelijk het met een dun of dik boek lezen. Het laatste neemt meer tijd in beslag, maar is in principe niet lastiger te lezen.

Wat telkens weer opvalt bij het omzetten van een andersoortig schema of een tekstuele procedure naar een Piactor-schema, is dat je tegen omissies oploopt. Er is iets niet beschreven of onduidelijk. Piactor dwingt echt volledigheid af, want elk blokje moet worden gevuld! Zo sluiten de processen veel beter en worden gaten gevuld.

Ik beweer elk werkproces met Piactor vorm te kunnen geven en laat me hiertoe graag uitdagen. Zelfs alledaagse gebeurtenissen uit de krant zijn vaak als proces te analyseren en met Piactor vorm te geven. Zie de voorbeelden op www.piactor.nl onder het kopje “Is dit een proces? “