BI in de cloud: regen of zonneschijn?

Business Intelligence is het proces van het omzetten van gegevens naar informatie naar kennis. Ten behoeve van Business Intelligence wordt veelal een data warehouse ingezet. Een data warehouse verzamelt gegevens uit allerlei informatiesystemen en slaat deze gegevens vervolgens geïntegreerd op waarbij met behulp van BI-tools rapporten, dashboards, scorecards en (geavanceerde) analyses worden gemaakt. Business Intelligence in de cloud kan dus worden gezien als het beschikbaar stellen van het data warehouse (inclusief BI-tools) via de cloud.

In de cloud wordt onderscheid gemaakt tussen Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) en Software as a Service (SaaS). Ook voor BI in de cloud zou je dit onderscheid kunnen hanteren.

BI-IaaS

In het geval van BI-IaaS maakt een gebruikersorganisatie tegen een vast tarief gebruik van een volledig beheerde infrastructuur ten behoeve van het BI-(ontwikkel)platform. De leverancier (bijv. Amazon) stelt een machine image ter beschikking en daarop wordt de database-, ETL- en BI-software geïnstalleerd. De gebruikersorganisatie hoeft bij deze vorm geen hardware aan te schaffen en bovendien is het beheer van de hardware en het besturingssysteem uitbesteed. Daarnaast is de omgeving zeer schaalbaar (elasticiteit), want de omgeving kan groeien of krimpen op basis van de tijdelijk of structureel benodigde capaciteit.

IaaS is niet multi-tenant (de situatie waarbij meerdere organisaties - tenants/huurders - gebruikmaken van één instance van de software). Dit betekent dus dat voor elk data warehouse de software geïnstalleerd en beheerd wordt. Het schaalvoordeel van de cloud gaat dus bij (BI-)IaaS wel op voor hardware, maar niet voor BI-software. De gebruikersorganisatie zal deze software zelf moeten beheren en aankopen.

BI-PaaS

BI-PaaS gaat een stap verder dan BI-IaaS. Bij BI-PaaS wordt een BI-platform beschikbaar gesteld waarmee organisaties data warehouse-oplossingen kunnen ontwikkelen. Je kunt het zien als een BI-ontwikkelstraat in de cloud. De voordelen t.o.v. BI-IaaS zijn duidelijk. Bedrijven hoeven zich geen zorgen meer te maken over aanschaf en beheer van de BI-software. Denk hierbij aan het beheren van de database en upgrades van de software. In termen van outsourcing wordt dus ook het beheer van de standaard BI-software uitbesteed. Bedrijven kopen geen licenties meer (CAPEX), maar betalen voor het gebruik van de software (OPEX). Bovendien kunnen de kosten lager uitvallen dan BI-IaaS, omdat BI-PaaS multi-tenant is.

Het overgrote deel van de commerciële aanbiedingen van BI in de cloud zijn een vorm van BI-PaaS. Hierbij komen vele vormen voor: leveranciers die de database in de cloud aanbieden, leveranciers die ETL en BI-tools in de cloud leveren, leveranciers die data-integratie in de cloud ondersteunen en leveranciers die een compleet BI-platform (data-integratie, database en analysefunctionaliteit) aanbieden. Er is echter ook een interessantere indeling in leveranciers te maken, namelijk het onderscheid tussen bestaande en nieuwe BI-leveranciers. Dat vraagt om een toelichting.

Op dit moment zijn de marktleiders op het gebied van Business Intelligence (MicroSoft, Oracle, IBM, SAP, MicroStrategy, Informatica etc.) druk bezig hun BI-software beschikbaar te maken voor de cloud. De verwachtingen zijn hoog gespannen, want er zijn vele voordelen. Geen omkijken meer naar upgrades, schaalbaarheid en flexibiliteit, altijd de laatste versie beschikbaar en geen torenhoge investeringen in hardware. Echter, een waarschuwing is ook op zijn plaats.

Deze leveranciers zijn hun bestaande software aan het aanpassen om deze software multi-tenant in de cloud te laten draaien. Dit betekent, kort door de bocht, dat versie 1.0 van de cloud software wordt opgeleverd. Zoals we uit ervaring weten bevat een versie 1.0 vaak veel beperkingen (nog los van kinderziektes). Ter illustratie, de database van Microsoft Azure (de cloud-omgeving van Microsoft) mag momenteel niet groter zijn dan 50 GB en reporting services biedt nog geen functionaliteit voor distributie van rapporten. Hoe gaan deze leveranciers een goede performance garanderen in een multi-tenant omgeving? Daar is nog geen sluitend en beproefd antwoord op. En performance is een belangrijk onderwerp als het gaat om data warehouses en BI. Zeker gezien de exponentieel groeiende datavolumes.

Het zal nog enkele jaren duren voordat functionaliteit in de cloud via BI-PaaS vergelijkbaar is met de functionaliteit die BI-leveranciers bieden via hun traditionele (single-tenant) software. Wat dat betreft is er een vergelijking te maken met de migratie van client/server-software naar webbased-software, ook dat heeft jaren geduurd voordat de webbased-software van vergelijkbaar niveau was als de client/server-software. Sterker nog, een aantal leveranciers is nog druk bezig met deze transitie. Buiten kijf staat dat op de lange termijn deze leveranciers prima BI-platformen beschikbaar gaan stellen waarbij organisaties ‘ontzorgd’ worden van veel beheertaken.

Naast de traditionele BI-leveranciers bieden vele startups BI-PaaS aan. Deze bedrijven zijn vanaf het begin BI-tools gaan ontwikkelen die zij alleen via de cloud aanbieden. Het gebruik is eenvoudig: account aanmaken, betalen (vaak een relatief laag bedrag), data uploaden en vervolgens analyses maken. Dat klinkt erg mooi en eenvoudig. Zijn dit leveranciers die succesvol gaan worden? Worden dit de grote nieuwe concurrenten van de traditionele BI-leveranciers? Naar mijn idee is die kans niet zo groot. Het feit dat twee early adopters op dit gebied, LucidEra en Blink Logic, inmiddels alweer zijn gestopt met deze propositie van BI in de cloud lijkt daarvan het eerste bewijs. Maar waarom?

Ervaring leert dat rapportages, dashboards en analyses in de praktijk vele malen complexer zijn dan de eenvoudige voorbeelden bij demonstraties, waarbij alleen gesimplificeerde voorbeelden worden getoond (bijv. een grafiek met de productomzet in de tijd). Hiermee wordt ook één van de grootste misverstanden in de BI-wereld blootgelegd: een eenvoudig ogend rapport kan technisch zeer veel complexiteit herbergen (ondanks een prachtig gestructureerd data warehouse). De genoemde startups hebben dit fenomeen mogelijk onderschat.

Met het stoppen van de dienstverlening door deze startups werd het nadeel van deze vorm van BI in de cloud ook pijnlijk duidelijk: voor klanten was hun BI-oplossing van het ene op het andere moment ook niet meer beschikbaar. Bij faillissement van de leverancier loop je als klant een groot risico dat jouw eigen BI-oplossing verloren gaat. Bovendien is er geen weg terug meer, omdat de BI-oplossing op deze specifieke software is gebaseerd.

Alleen de startups die zich richten op de inzet van bestaande BI-tools voor informatievoorziening m.b.t. specifieke oplossingen via de cloud (bijv. salesforce.com of SugarCRM) hebben nog een kans van slagen, al blijft ook daar de beperking dat alleen eenvoudige analyses worden ondersteund. BI is veelal maatwerk, omdat data verzameld moeten worden uit allerlei verschillende (maatwerk)systemen, geïntegreerd moeten worden in het data warehouse en de analyses klantspecifiek en vaak complex zijn. Dat brengt ons bij een laatste vorm van BI in de cloud: Managed BI Services.

Managed BI Services (BIaaS)

Leveranciers van Managed BI Services bieden niet alleen een BI-ontwikkelplatform (BI-PaaS), maar ook diensten om de BI-oplossing te realiseren en te beheren (Managed Services). De combinatie is een totaaloplossing en kan dan ook worden bestempeld als de SaaS-variant van BI: BI as a Service. Vanuit het perspectief van outsourcing gezien is dit de overtreffende vorm van BI in de cloud, omdat niet alleen het beheer van de hardware en de standaard BI-software wordt uitbesteed, maar ook de realisatie en het applicatiebeheer van de BI-oplossing.

Bij Managed BI Services vallen de kosten van applicatiebeheer lager uit, omdat het schaalvoordeel zich ook op dit gebied voordoet. Want hoewel data warehouses maatwerk zijn, bevat het beheren van data warehouses veel standaardactiviteiten. Denk hierbij aan de monitoring van de gegevenslogistiek (ETL-processen en distributie van rapporten), beheren van OTAP-omgevingen, incidentbeheer, probleembeheer en gebruikersondersteuning. Managed BI Services biedt dus kansen op betere prestaties en resultaat tegen lagere (gedeelde) kosten. Een gebruikersorganisatie die gebruik maakt van Managed BI Services, kan zich volledig concentreren op het analyseren van informatie in plaats van op het verzamelen van de gegevens.

BI-dienstverleners kunnen Managed BI Services aanbieden door (op de achtergrond) gebruik te maken van een BI-platform van een BI-Paas-leverancier. Echter, daarmee stuit je ook op de genoemde nadelen van deze platformen. Andere BI-dienstverleners bieden een community cloud aan. Hierbij wordt een multi-tenant BI-platform ingericht voor de klanten van deze BI-dienstverlener. Naast het feit dat daarmee de nadelen van BI-Paas worden voorkomen, zijn er andere voordelen.

Ten eerste wordt gebruik gemaakt van de huidige, stabiele en beproefde software van de BI-leveranciers, waarbij deze software multi-tenant wordt ingezet. Tevens is het voor de klant bekend waar de data staat (in welke datacentrum, welke server). Daarnaast is er rechtstreeks contact met de leverancier, je bent als klant dus niet ‘anoniem’, wat meer comfort en flexibiliteit geeft dan in het geval dat de dienst wordt afgenomen bij een grote BI-PaaS leverancier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de situatie waarin de klant wil dat er specifieke beveiligingsmaatregelen worden genomen. Dat is bij de grote BI-PaaS leverancier nauwelijks een optie, het is immers standaard dienstverlening. Een ander voordeel van een community cloud is dat het BI-platform met specifieke functionaliteit kan worden ingericht, bijvoorbeeld door de inzet van een DWH-appliance, waardoor een gegarandeerd goede performance wordt geboden.

De drie vormen van BI in de cloud

Samengevat zijn er drie vormen van BI in the cloud waarbij de mate van uitbesteding en ‘ontzorgen’ verschilt. In figuur 1 wordt dit gevisualiseerd.

Figuur 1: Drie vormen van BI in de cloud

De (potentiële) risico’s van BI in de cloud

In bovenstaande beschrijving is de nadruk gelegd op de kansen en zegeningen van BI in de cloud. Vanzelfsprekend brengt BI in de cloud ook (potentiële) risico’s met zich mee. De belangrijkste risico’s liggen voornamelijk op het vlak van:

• Beveiliging. Een veel gestelde vraag van organisaties die willen overstappen naar de cloud heeft betrekking op beveiliging: is mijn data wel veilig in de cloud? Die vraag is legitiem. Het is belangrijk om een leverancier van BI in de cloud onder meer te beoordelen op de genomen beveiligingsmaatregelen.
• Afhankelijkheid. Een andere vraag die vaak wordt gesteld gaat over de afhankelijkheid (lock-in) van de leverancier. Is er nog een weg terug als de BI-oplossing in de cloud staat? Of kan ik de dienst overhevelen naar een andere partij in de cloud? Bij leveranciers met Managed BI Services met een community cloud waarbij gebruik wordt gemaakt van marktstandaarden is dit risico een stuk kleiner.
• Beschikbaarheid & continuïteit. Welke waarborgen biedt een leverancier t.a.v. beschikbaarheid & continuïteit? Wat zijn de garanties dat de service altijd up-and-running en bereikbaar is? En welke garanties zijn er dat de dienst over een aantal jaren nog steeds beschikbaar is?

Bij een overstap naar BI in de cloud is het belangrijk om met een leverancier te bespreken welke maatregelen zijn getroffen om bovenstaande risico’s te minimaliseren.

De voordelen van BI in de cloud

Tegenover de risico’s van BI in de cloud staan vanzelfsprekend de voordelen en deze zijn zeer divers. Vanzelfsprekend zou de cloud tot kostenbesparingen moeten leiden. Andere voordelen zijn meer flexibiliteit, grotere schaalbaarheid, kortere time-to-markt, meer innovatievermogen en een hogere kwaliteit. Voordelen die we ook zien bij cloud-toepassingen in andere domeinen dan dat van Business Intelligence.

Selectie van een leverancier voor BI in de cloud

Voor veel gebruikersorganisaties kan BI in de cloud een interessant alternatief zijn. Maar hoe selecteer je als organisatie nu de juiste leverancier? Daarvoor zou je als organisatie eerst moeten bepalen welke variant, BI-IaaS, BI-PaaS of Managed BI Services, het beste aansluit op een gekozen ICT strategie. Wat doen we zelf? Wat besteden we uit? In het geval een organisatie kiest voor Managed BI Services is er een groot aantal criteria om te komen tot een keuze. In tabel 1 som ik de belangrijkste criteria op.

Tabel 1: Selectiecriteria leverancier BI in de cloud

Afsluitend

De cloud is de toekomst en BI in de cloud zal hierop geen uitzondering zijn. Het ICT-landschap zal dan ook fundamenteel gaan veranderen en we bevinden ons momenteel aan het begin van deze transitie. Veel mensen zullen het hier mee eens zijn. Maar hoe moet je als organisatie opereren binnen deze veranderende wereld?

Voor BI in de cloud is beschreven welke keuzes een organisatie kan maken. Voor veel organisaties is de stap naar BI-PaaS wellicht een te grote stap, met te veel onzekerheden, terwijl BI via IaaS een te kleine stap is die weinig voordelen oplevert. Managed BI Services is daarom voor veel organisaties de weg om stapsgewijs en met voldoende garanties de transitie naar de cloud te maken.

ICT management is nu aan zet om keuzes te maken met betrekking tot een sourcing- of cloudstrategie. ICT binnen organisaties krijgt er straks een nieuwe rol bij: de kwaliteit van cloudoplossingen beoordelen en het uitvoeren van (contract)management m.b.t. cloud-leveranciers aan de hand van afgesproken SLA’s. Bent u daar al klaar voor?