Implementatie van informatie architectuur in een onderneming

Eindelijk: we gaan werken met informatie architectuur!

Bij veel ondernemingen is het besluit genomen door bestuur, directie of het managementteam om met informatie architectuur aan de slag te gaan. Ze zien de noodzaak daarvan in, maar het is nog niet duidelijk wat dat dan gaat betekenen en hoe men zal starten. Dit artikel gaat in op dit vraagstuk.

Een goede eerste oefening hierbij is om na te gaan hoe u en uw collega's de volgorde zien van de volgende onderwerpen: strategie, visie, beleid en architectuur. Wat komt eerst en wat daarna? En, dan wel laten motiveren natuurlijk. Ook is het interessant om stil te staan bij wie nu eigenlijk de keuzes maakt die leiden tot de architectuur en van wie de architectuur is: wie is de eigenaar? Maar eerst de volgorde van de onderwerpen.

Ik denk dat het zo is: visie, strategie, architectuur en dan beleid. Mijn motivatie? Het begint met visie. Hoe denken we de komende jaren een functie te kunnen vervullen in de maatschappij vanuit een bepaalde identiteit en missie als onderneming?

Hoe denken we over trends en ontwikkelingen en hoe kijken we aan tegen bepaalde actuele thema's? Waar liggen kansen en hoe gaan we daar op inspelen? Als we dan weten wat onze motivatie is om onze visie te gaan verwerkelijken dan kunnen we de strategie formuleren: Hoe gaan we onze doelen realiseren? Welke middelen en andere zaken zoals financiering hebben we daarbij nodig en welke activiteiten gaan we uitvoeren? De volgende stap is architectuur. Hoe gaan we onze onderneming vormgeven om de uitvoering van de strategie zo optimaal mogelijk te maken? Hoe zien onze middelen, voorzieningen, infrastructuren, ruimten en plekken er uit voor besturing, bedrijf en ICT? Als we daar dan uit zijn kunnen we het beleid formuleren. In het beleid legt de directie vast hoe de medewerkers gebruik dienen te maken van de informatievoorzieningen, ICT-infrastructuur, werkplek en digitale werkruimte om de doelstellingen van de onderneming te kunnen realiseren. Er is dan veel minder misverstand hierover bij gebruik.

Waar zit informatie architectuur in de onderneming?

Zonder dat het expliciet is aangegeven blijkt het in de voorgaande alinea's om enterprise architectuur te gaan op strategisch en tactisch niveau. Maar wat nu als de onderneming besloten heeft om informatie architectuur te gaan implementeren? Dan ziet ons rijtje er anders uit: visie, strategie, beleid. Waar is architectuur gebleven, zult u denken?

Inderdaad, we vinden informatie architectuur niet terug in het rijtje. Als informatie architectuur wordt ingevoerd zonder enterprise architectuur, dan is informatie architectuur onderdeel van het informatiebeleid en dat is veelal op tactisch niveau. Als enterprise architectuur al wel is ingevoerd dan is informatie architectuur onderdeel van de enterprise architectuur en zit informatie architectuur op strategisch niveau.

Hopelijk, en waarschijnlijk, is voorafgaand aan het besluit om informatie architectuur te implementeren dan wel in een eerder stadium informatiemanagement ingevoerd. Nu vinden we wel aansluiting. Maar hoe dan?

Wil de echte informatie architect opstaan?

Het is van belang om vast te stellen wie nu echt de afwegingen voorstelt en keuzes maakt voor bepaalde oplossingsrichtingen in de informatie architectuur.

Als de afwegingen worden voorgesteld door architecten en de keuzes worden gemaakt door de directie dan vindt architectuur als proces plaats op strategisch niveau.

Als architecten in feite de door anderen voorgestelde afwegingen en gemaakte keuzes alleen maar inzichtelijk maken, en de impact op de rest van de omgeving analyseren, dan vindt architectuur als proces plaats op tactisch niveau.

Als architecten alleen maar in projecten de politieagent zijn en toezien op het goed gebruik van soorten oplossingen, dan vindt architectuur plaats op operationeel niveau. Dit is een zeer ongewenste situatie.

Als we kijken naar acceptatie van de informatie architectuur en het werken onder architectuur speelt de eigenaar en wie de echte architect is een grote rol. Stel de informatie architectuur wordt opgeschreven door iemand, maar deze persoon maakt geen wezenlijke afwegingen en stelt geen grote keuzes voor of deze persoon neemt de vele concepten en principes uit een referentie architectuur over. Als hij dit doet in aanvulling op de concepten en principes van de huidige situatie dan is die persoon in feite geen informatie architect, maar gewoon een informatiekundige.

Anders wordt het, als de informatie architect in opdracht van directie of bestuur een informatie architectuur moet opstellen waarbij de directie eigenaar is van de informatie architectuur en de architect wel degelijk met onderbouwingen, beschouwingen en overwegingen moet komen betreffende informatieconcepten zoals mid-office, zaakgewijs werken en gegevensmagazijnen. In dit geval is de persoon ook echt informatie architect, maar dan op strategisch niveau. Let op: in elke organisatie is er een persoon die (impliciet) de rol van informatie architect vervult. Vaak is dat de externe adviseur, strategisch adviseur, het bestuur, de directie of het management zelf.