Eerst de beheerorganisatie, dan architectuur!

Nog steeds wordt er onvoldoende nagedacht in organisaties over het beheer van de informatievoorziening. Als we managers vragen hoe het beheer is geregeld, verwijst men naar het goed draaiende systeembeheer. Ze hebben werkelijk geen idee op welke wijze de informatievoorziening de processen ondersteunen. Laat staan hoe ze dit in de toekomst gaan organiseren en welke effecten dit heeft in een veranderende markt. Je moet dus als informatiemanager over visie en veel moed beschikken om je managers te overtuigen dat er iets meer moet gebeuren dan het technisch beheren van servers!

Kijk maar rond in organisaties. Wat is er georganiseerd? Het technisch beheer of ook wel systeembeheer genoemd. De managers die zien dat de bedrijfsprocessen afhankelijk zijn geworden door de inzet van een adequate informatievoorziening zijn nog schaars. Degenen die dit wel goed zien, moeten ondersteuning krijgen van een informatiemanager die op strategisch niveau de juiste visie kan neerleggen. Maar in veel organisaties is deze rol niet ingevuld. Bestuurders en managers zijn nog onvoldoende doordrongen dat naast personeel, financiën, huisvesting etc., informatie ook een factor is die goed moet worden beheerd.

Snel inspelen op de veranderende markt, dat is waar organisaties zich druk om moeten maken. Immers als we goed en snel onze producten en diensten willen veranderen, betekent dit ook dat de onderliggende bedrijfsprocessen en informatiesystemen gewijzigd moeten worden. Als we dit goed in de vingers hebben, in de steeds veranderende markt, wordt de time to market korter en dit levert zowel strategische als kostenvoordelen op. Immers zolang je voorsprong op je concurrenten hebt, groei je. Als je meer omzet en lagere 'omstelkosten' hebt dan je concurrenten, dan doe je het goed. In tijden van crisis is dit een must om te kunnen overleven. Een goede beheerorganisatie bestaat uit informatiemanagement (strategisch) en functioneel beheer (operationeel) die de informatievoorziening beheert, doorontwikkelt en visie ontwikkelt. In die visie is ruimte voor het werken onder architectuur.

Onbewust onbekwaam

Ik kom veel bij overheden, onderwijsinstellingen en bedrijven. Ik zie dikke notities over Informatiebeleid van onze grote gerenommeerde consultancybedrijven. Als ik zo'n notitie lees, doe ik één ding: via zoeken op < functioneel beheer > scan ik het document door. NUL komma NUL resultaat. Niet één keer wordt in het "Informatiebeleid" het woord functioneel beheer gebruikt. Dan weet ik al genoeg. Hier is nog niet voldoende nagedacht over de visie op de organisatie van beheer. Weer een dikke notitie die de plank mis slaat. Geen governance op de informatievoorziening!

Hoe kun je dan verwachten dat men de informatievoorziening op orde en beheersbaar krijgt?

Bewust onbekwaam?

De eerste stap die moet worden gezet is managers informeren over wat er aan de hand is en hoe zij weer voorsprong op de concurrentie kunnen krijgen en houden.

Zorg er dus voor dat er kundige medewerkers worden aangenomen die de factor informatie goed gaan beheren. Dan krijgt het management de touwtjes weer in handen en worden er goede en snelle wijzigingen van de informatievoorziening mogelijk.

Wat is de dagelijkse praktijk?

Een organisatie stapt niet over van de ene fase (automatiseringsfase) naar de andere (informatiseringfase). Dit gaat geleidelijk en meestal via een project op bedrijfsvoeringgebied dat moet worden uitgevoerd. Denk maar aan het invoeren van een webwinkel, elektronische dienstverlening of een document management systeem etc.