Lagere herstelkosten in projecten met Enterprise Architectuur

EA als Drie-in-één instrument

Enterprise architectuur is een nieuw strategisch stuurinstrument dat voor drie verschillende functies is in te zetten: Het ontwerpen, het veranderen en het beheersen van een op elkaar afgestemde business en IT in de onderneming. Deze drie functies hebben allen een verschillende moeilijkheidsgraad, maar stuk voor stuk zorgen ze voor kostenbesparing. Hieronder staat in het kort uitgelegd hoe dat in zijn werk gaat.

EA als Beheersinstrument

Enterprise architectuur als beheersinstrument komt het vaakst voor op dit moment. De normen, standaarden en richtlijnen die gelden voor de verschillende onderdelen van de onderneming staan goed beschreven en gevisualiseerd in architectuurdocumenten. Bijvoorbeeld in een NSR-raamwerk of architectuurraamwerk. De inzichten en overzichten uit EA worden gebruikt voor het beheersen (het in stand houden) van een goede afstemming (alignment) tussen bedrijf (proces en organisatie) en IT (informatie en techniek) in de onderneming. Vooral informatiemanagers maken gebruik van enterprise architectuur als beheersinstrument.

Door de normen, standaarden en richtlijnen uit de enterprise architectuur te gebruiken voor het normaliseren en harmoniseren van het IT-dienstenaanbod richting het bedrijf van de onderneming en het kanaliseren van de informatiebehoefte, kan in de regel met een minder complexe IT-omgeving worden volstaan. Op deze wijze zijn IT-service managers en informatiemanagers in staat kosten te verlagen met behulp van enterprise architectuur.

EA als Veranderinstrument

De inzichten en overzichten vanuit enterprise architectuur laten vaak zien dat een en ander onvoldoende logisch of suboptimaal is gestructureerd ten opzichte van de huidige missie, visie, strategie en beleid in de onderneming. Hiermee kan bestuur, directie en management EA gebruiken om in verandertrajecten oplossingen in lijn te brengen met de huidige en toekomstige bedrijfsbehoefte. Ondernemingen die al enige tijd enterprise architectuur gebruiken voor betere beheersing, kunnen EA nu gaan inzetten om het te gebruiken als richtinggevend instrument bij het uitvoeren van innovaties en reorganisaties in de onderneming. In een programma kan men de normen, standaarden en richtlijnen uit de EA voor verschillende soorten bouwstenen van de onderneming (zoals processen en informatiesystemen) en generieke deeloplossingen voor bepaalde problemen (gaan we eerst iets kopen en dan pas zelf bouwen) gebruiken om alle deeloplossingen in een programma te standaardiseren, te normaliseren en toekomstvaster te kunnen implementeren. Ook kan men EA gebruiken om de snelheid en volgorde waarin gebieden in een onderneming worden vernieuwd te verbeteren. Hiervoor kan men architectuurplateaus en plateauplanning inzetten. Het vereist veel kennis en ervaring om EA succesvol als veranderinstrument in te zetten.

EA als Ontwerpinstrument

Het hoogst haalbare met EA is om het als ontwerpinstrument in te zetten. En dan niet als richtinggevend kader maar als sturend en bindend kader. Alle ontwerpen die voor bijvoorbeeld nieuwe producten, diensten, processen, informatiesystemen, gegevensverzamelingen en netwerken worden gemaakt, zijn conform de samenhangende normen, standaarden en richtlijnen in de enterprise architectuur.

Het voordeel van het gebruiken van EA bij ontwerpen is dat er wordt voorkomen dat conflicterende, te fragiele en niet- toekomstvaste principes, technologieën of concepten als basis worden gebruikt voor nieuwe integrale deeloplossingen. Zo voorkomt EA hoge onnodige herstelkosten in vernieuwingsprogramma's.

Het klinkt eenvoudig, maar vanwege de traagheid, onduidelijk eigenaarschap en politieke belangen is het voor slechts weinig ondernemingen weggelegd om succesvol EA als ontwerpinstrument in te zetten. De weg er naar toe is wel te bereiken via de vorige twee genoemde functies van EA.