Het managen van de informatievoorziening

Kennis is macht. De waarde van dit oude gezegde komt in onze tijd, die wordt gekenmerkt door toenemende dynamiek en snelheid van verandering en kennisontwikkeling, in een ander daglicht te staan.

Alhoewel kennis en expertise nog steeds onderscheidende factoren zijn, wordt het toegankelijk maken daarvan en dus het beschikken over de juiste informatie, steeds belangrijker.

Wil een organisatie zich tegenwoordig in positieve zin onderscheiden en competitief blijven, zal zij steeds beter en sneller in staat moeten zijn de juiste informatie te verkrijgen en moeten weten waar die informatie vandaan kan worden gehaald.

Bestuurders kunnen in toenemende mate alleen succesvol zijn als zij goed gebruik weten te maken van de meest actuele informatie en zicht hebben op de manier waarop die het best kan worden verkregen én gebruikt. Dan gaat het onvermijdelijk ook over informatietechnologie.

Daarom bestaat bij sommigen de opvatting dat de IT-afdeling dan ook maar verantwoordelijk moet zijn voor het verkrijgen van die juiste informatie. Niets is minder waar! De IT-afdeling leidt de organisatie niet. Informatiemanagement is het domein van de bestuurders, niet van de IT-ers en zelfs niet van de Chief Information Officer (CIO).

Sterker nog, als alle bestuurders ten volle zouden beseffen wat de meerwaarde is van informatie en een goed gebruik daarvan, zou er niet eens behoefte zijn aan een CIO.

Het gaat dus om informatie, informatievoorziening en de rol die het executive management heeft in het omgaan met en managen van die informatie, de manier waarop die juiste informatie door de organisatie gaat en hoe die wordt gebruikt.

Informatiemanagement draait dus om het managen van de relatie tussen bedrijfsvoering en IT, de Business - IT alignment. Dat management lijkt op het eerste gezicht een uit te voeren taak. Toch blijkt dat in de praktijk vaak lastig. Waarom is die afstemming tussen business en IT zo moeilijk?

Dat houdt in de eerste plaats verband met de van oudsher moeizame communicatie tussen IT-professionals en de rest van de organisatie. En dat terwijl er een grote onderlinge afhankelijkheid bestaat tussen business en IT.

Maar ondanks die afhankelijkheid zien wij telkens weer dat er sprake is van uiteenlopende doelstellingen, een externe focus versus een interne focus, van veranderingen in de omgeving van een organisatie versus technologische ontwikkelingen en een bedrijfskundige benadering versus een technologische benadering.

In de tweede plaats wordt nog onvoldoende onderkend dat het managen van informatie net zo moet verlopen als het managen van de andere business-resources. Met andere woorden: informatie moet worden vergeleken met de andere resources die een organisatie nodig heeft: grondstoffen, gebouwen, mensen en kapitaal.

Willen we een adequate en doelgerichte inzet van IT realiseren is het noodzaak bovenstaande zaken te regelen.

In hun boek over informatiemanagement gaan de auteurs in op allerlei informatie- management aspecten en bieden daarbij praktische handvatten voor bestuurders om die verantwoordelijkheid te kunnen nemen.