BPMS versus ERP - Waarom een BPMS wel het antwoord is

Wat is er aan de hand met Enterprise Resource Planning?

Wie de vakbladen erop naslaat en volgt, ziet met regelmaat negatieve berichtgeving over ERP. Een voorbeeld: “ERP-systemen verhogen productiviteit niet volgens Lineke Sneller” [1]. Uit onderzoek blijkt dat de financiële opbrengst van een ERP-systeem na drie tot vijf jaar erg tegenvalt. Volgens Computerworld zijn belangrijke aanmerkingen op ERP-systemen vooral het gebrek aan flexibiliteit, de hogere kosten na implementatie en de complexiteit. En, heel belangrijk: het negeert het belangrijkste bedrijfsinstrument - de mensen, hun kennis en hun relaties.

Complicaties ERP

ERP richt zich met name op data-integratie van en best practices voor IT-systemen, waarbij menselijke inbreng nauwelijks in ogenschouw wordt genomen. Een ERP-systeem is in essentie een verzameling van uiteenlopende applicaties met best practices die zijn samengesteld om de gegevenslaag van verschillende processen te integreren binnen bredere processen. Als we ERP willen inzetten ter ondersteuning van de business volgens de laatste inzichten, heeft ERP een aantal complicaties, zoals weergegeven in figuur 1, die weggenomen moeten worden.

Figuur 1: Complicaties ERP

Essentiële vraag en antwoord

Dé centrale te beantwoorden vraag is: welke IT oplossing is nodig om de business strategie van een bedrijf te realiseren en de taken van de mensen, systemen, partners en klanten optimaal te ondersteunen? Hierbij moet ook aandacht zijn voor de juiste schaalgrootte van de IT oplossing en het stellen van de juiste prioriteiten, om zo maximaal voordeel te behalen.

Om goed antwoord te geven op deze vraag, wordt naar de eisen van business en IT gekeken. Een IT oplossing die de business strategie realiseert, moet:

• Efficiënt zijn en de Total Cost of Ownership reduceren;
• Gericht zijn op snel leveren en veranderen;
• Snel schakelen en aanpassingen tussen business en IT mogelijk maken;
• Model gedreven zijn (snelle ontwikkeling, continue verbeteren);
• Aansluiten op Service Oriented Architecture (SOA), waarbij hergebruik en manoeuvreerbaarheid essentieel zijn.

Strategie en Business-IT alignment

Om de business strategie te realiseren worden doelstellingen opgesteld. Daarbij worden ook de belangrijkste op te lossen problemen in kaart gebracht. Het behalen van doelstellingen en oplossen van problemen, of beter gezegd het doorvoeren van verbeteringen, wordt bewerkstelligd in de bedrijfsprocessen en uiteindelijk het werk wat daarbinnen gerealiseerd wordt.

Om de strategie waar te maken, is inzet van IT noodzakelijk én is dus business-IT alignment nodig. Dat kan alleen als er steeds de juiste vertaling van strategische doelstellingen wordt gemaakt, die vertaald worden naar de bedrijfs-/werkprocessen. Vervolgens moet dit gemeten worden en teruggekoppeld. Bewaking en sturing vindt vervolgens op basis van deze gegevens plaats.

Eisen IT-systeem / BPMS

Om business-IT alignment te realiseren is er een aanpak én IT nodig. Allereerst moeten dan de complicaties van ERP worden weggenomen. Tegenover de complicaties worden de eisen gezet waaraan het IT-systeem moet voldoen, zoals weergegeven in figuur 2.

Figuur 2: Complicaties ERP en eisen IT-Systeem

De eisen zoals geformuleerd in figuur 2 zijn allen vertegenwoordigd in een Business Process Management System (BPMS). Het BPMS neemt zo de complicaties van ERP weg. Een BPMS is software waarin eenvoudig alle bedrijfsprocessen worden gemaakt, precies zoals gewenst door de verschillende gebruikers, inclusief volledige automatisering van de procesworkflow, prioriteitsstelling en escalatie mogelijkheden. Andere applicaties worden geïntegreerd en op het juiste moment aangesproken. Alle stappen en SLA’s worden bewaakt en gerapporteerd en er is inzicht in de kosten gerelateerd aan elke activiteit, rol of proces. Hierdoor ontstaat automatisch inzicht in waar en hoe procesverbeteringen mogelijk zijn. Een interessant artikel in Computable bevestigt dit, zie “ERP maakt plaats voor BPM op een SOA” [2]. Een uitgebreide uitleg over de componenten die een BPMS bevat, is te lezen in de whitepaper “Het verschil tussen workflow-engines en BPM-pakketten” [3]. Figuur 3 geeft al een helder zicht op de sleutelcomponenten van een BPMS.

Figuur 3: Sleutelcomponenten van een BPMS

BPMS en ERP?

Uiteraard blijft dan wel de volgende vraag over: als een BPMS de complicaties van ERP wegneemt, wat moet ik dan doen als ik al een ERP-systeem heb? Een BPMS:

• Complementeert dan een ERP door het creëren van een “single view” in processen over meerdere groepen / systemen (bijv. klant on-boarding, aankoop- aanvragen);
• Dekt processen af die volledig buiten ERP-systemen vallen;
• Orkestreert activiteiten en processen van begin tot eind, door het aan elkaar “knopen” van activiteiten binnen het proces;
• Maakt business processen volledig zichtbaar en verbetert de operationele prestaties;
• Is een aanvulling op de bestaande ERP-implementaties of vervangt ze volledig bij kleinschaliger projecten.

Aanpak BPM en BPMS

Zoals aangegeven in de paragraaf Strategie en Business-IT alignment, is IT én een aanpak nodig. Het IT gedeelte wordt ingevuld door het BPMS. Het BPMS wordt ingezet voor het beheren en het continu optimaliseren van de activiteiten en processen van een organisatie. De aanpak die ervoor zorgt dat de doelstellingen stapje voor stapje gecontroleerd gerealiseerd worden, is Business Process Management (BPM). BPM [4] is in essentie een gestructureerde aanpak gebruikmakend van methoden, beleid, statistieken en management practices.

Conclusie

ERP geeft diverse complicaties bij de ondersteuning van de business die in de huidige praktijk meer en meer onderkend worden. Door eisen te stellen aan een IT-systeem dat de strategie en doelstellingen van een bedrijf realiseert, wordt duidelijk dat juist het inzetten van een BPMS het antwoord is op die complicaties.

Alleen het inzetten van IT is echter niet voldoende; ook een gedegen aanpak is essentieel. Inzetten op het volledig grip krijgen op bedrijfsprocessen en daarmee het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen, vereist ook Business Process Management.