Koffie of thee en een goed gesprek werkt veel beter dan e-mail of MS-Word

Als enterprise architect in een organisatie wil je eigenlijk niets liever dan bedrijfsprocessen en informatiesystemen zo op elkaar afstemmen zodat de business flexibele nieuwe producten en diensten bijna met een zero time to market kan lanceren. Maar ja. Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Bijvoorbeeld een autoradio, gespoten in je lievelingskleur, die via internet mp3’s van je server thuis afspeelt en die informatieboodschappen kan ontvangen van een ambulance die komt aanrijden. Een productidee dat ik pas geleden in de krant las, waarvan ik gelijk dacht: waarom duurt dat toch zo lang voordat zoiets in de MediaMarkt ligt? Precies: De betrokken organisaties kunnen onvoldoende snel qua business en ICT schakelen. Werk aan de winkel dus voor onder andere de enterprise architect.

Een heel belangrijk aspect voor een enterprise architect is om te weten welke prestatie-eisen en kwaliteits-eisen de business direct en rechtstreeks stelt aan ICT of zou moeten of willen stellen. Vanuit het perspectief van ICT-architectuur wil je als architect eigenlijk weten wat de grenzen zijn aan de producten en diensten die de business wil kunnen creëren en leveren aan de markt. Dan kun je daar alles qua ICT op afstemmen. Nu kun je aan de business een MS-Word document vragen of in de e-mail welke eisen ze stellen aan ICT, zeg maar plan A, maar dan vraag je vaak aan iemand om boven zijn of haar macht te werken. Voor je het weet krijg je eisen die je zelf ook had kunnen bedenken en voor je gevoel al gelijk niet gaan over de essentie. Erger nog is als de business onbedoeld en ongewild om alleen een implementatie van een softwareproduct vraagt en denkt daarmee een nieuwe business concept te kunnen introduceren in de organisatie.  En wat is dan voor jou als enterprise architect een plan B om aan de juiste eisen te komen?

Mensen zijn wandelende uitzendmasten. Continu zenden we tegelijkertijd wel tien of twaalf signalen uit die ondersteunen of juist afbreken van wat wij zeggen. Denk aan signalen zoals zenuwachtigheid, gebogen houding, trillende stem, knipperende ogen die een kwaliteits-eis als “we worden marktleider met ons product als in de webshop de klant voortaan zelf flexibel met modulen een pakket kan assembleren” nou niet echt onderstreept. En dat is nu precies wat er aan signalen verloren gaat als je met e-mail of alleen via MS-Word communiceert met opdrachtgevers en belanghebbenden voor het stellen van eisen aan bedrijfsprocessen en informatiesystemen.

Het voorbeeld is wellicht extreem gesteld, maar als een boodschap van een mens wordt versterkt of verzwakt door de signalen die hij of zij uitzendt helpt dat bij het boordelen door de enterprise architect of de echte en juiste eisen op tafel liggen. Als enterprise architect wil je weten waarom bepaalde eisen worden gesteld om daarbij dan de juiste concepten en principes voor bedrijfsprocessen en informatiesystemen te kunnen selecteren en vervolgens daarmee een toekomstvaste enterprise architectuur te kunnen optuigen.

Is het een eis vanuit symptoombestrijding van iets dat niet goed werkt ? Is het een eis vanuit innovatie of business proces redesign? Is het een eis vanuit wantrouwen? Is het een eis vanuit overtuiging en zelfverzekerdheid? Of omdat iets op een veel slimmere manier kan? Daar kom je als enterprise architect pas achter als je die iemand ziet die de eis stelt, en als je gelijk de ‘waarom-vraag’ kan stellen en die beantwoord krijgt, en dat wellicht vijf keer achter elkaar. Zo kom  je achter de echte eisen.

Wil je dus echt weten wat de echte beweegredenen zijn of wat de eisen zijn waar een opdrachtgever of gebruiker echt wat aan heeft in het licht van het ontwerpen en realiseren van een duurzame en toekomstvaste oplossing? Kies dan niet voor e-mail of een telefoongesprek, maar voor koffie of thee en een goed gesprek en stel vijf keer achter elkaar de waarom-vraag. Kies daarom altijd gelijk voor plan B.